INTERVIEW

OfficeとPower BIでできる働き方改革

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日本マイクロソフト株式会社 Office マーケティング本部
プロダクト マネージャー
菅野 亜紀さん

 

デジタル×AIで働き方を改革する

前回は日本マイクロソフトが働き方改革に取り組んでいる背景などについてご紹介しました。今回は、マイクロソフトの事例として、MyAnalyticsとPower BIの活用について紹介します。

デジタルデータを使ってAIを使い、働き方を見える化して改善しようとするソリューションのひとつに、Microsoft Office 365で提供される「MyAnalytics」があります。「MyAnalytics」は、Microsoft Office 365のデータを使い、働き方の見える化を行えるツールです。

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このMyAnalyticsでは、メール時間や会議時間、労働時間、残業時間、メールの開封率、回覧状況などから、社員の働き方を分析し、アドバイスを提案します。また、最近コミュニケーションが取れていない人がいるか、逆にいつも一緒にミーティングに出席している人がいれば、そのミーティング参加が本当に参加すべきなのかも指摘します。以下の図はMyAnalyticsのレポートの一例です。

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MyAnalyticsのレポート画面。

では、なぜMyAnalyticsは、このような提案をするのでしょうか。前回も少しお話しましたが、会社組織においては、ひとりひとりの生産性を上げることがビジネスの成長につながる、と私たちは考えるからです。AIのアドバイスにより、ひとりひとりに「気付き」のきっかけが与えられ、それが改善の発端となり、さらにその改善が組織へも好影響を与えると考えています。

 

Power BIが必須となるデジタルでの組織分析

一方、幹部層や人事部といった、トップから動きを改善する立場では、ビッグデータを用いることで、鳥瞰的にパフォーマンスの悪い部署と良い部署を比較・分析し、組織改善するということも可能です。たとえば、実際に改善分析を取り入れたお客様の中では、業績の良い部署に属している人間の働き方やコミュニケーション状況、部門全体の状況を可視化することにより、他部署と異なるリソースの割き方を発見することができます。

今回、改善に結びついた企業様の社内システムをお見せできないのが残念ですが、この組織分析のビッグデータにはOffice365のデータ、そして可視化にはPower BIが使われています。このように異なる組織や部門の状況を可視化するには、Power BIが欠かせません。

私達の提案する働き方改革のキーは、可視化です。そのためには、情報を使えるようにデータを整備することはもちろん、インサイトを得る手助けとしてデータをビジュアル化することが欠かせません。Power BIはそのために欠かせないツールです。

 

経営改善でもキーとなるのは、やはり「可視化」

少し話が変わりますが、最後に経営判断でも効率化と生産性改善に役立っている例として、JALにおけるPower BIの採用について触れます。JALは経営破綻後にアメーバ経営が採用され、業績は急激に回復していますが、少人数による短期間サイクルで収支を管理する経営スタイルと、Power BIのビジュアルダッシュボードが非常にマッチしているということです。

JALではそれまで、Excelを使ってデータを統合していたのですが、Power BIを採用したことによって、経営分析にかける時間は40%程度削減されました。ほかにもデータ加工や、投資家向け資料の作成など、幅広い分野で効率化が計られたとのことです。特にJALの場合は、採用理由のひとつにExcelと使用感が似ているため、移行にかけるトレーニングコストやリスクが少ないと考えた、ということもあるのですよ。

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実は、日本マイクロソフトでも経営会議にはPower BIが使われています。下の写真は平野拓也社長と幹部が、Power BI上で状況確認を行っている様子です。

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また、以下の図はマイクロソフトで使われている経営会議向けダッシュボードのサンプルです。経営会議の場では、まず担当者は要点をPowerPointでプレゼンし、詳細部分のデータはPower BIダッシュボードで示します。そして参加者は、懸念する箇所のデータをその場でドリルダウンして確認しながら議論検討を進めます。

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さらに、リスクや疑問点がある場合には、Skype for Businessなどで担当者と繋ぎ、追加質問や確認もその場で次々に行います。すばやい経営判断には、このようにリアルタイムに鳥瞰から細部まで見ることができるPower BIが、すでに欠かせないものになっています。

このように、Office製品やデジタルソリューションを通じて、企業におけるひとりひとりの働き方を改善しながら、企業の業績も上げていくお手伝いをする中で、そのキーとなる「可視化」のためのツール、Power BIが非常に重要な存在になってきていることが、おわかりいただけけると思います。

実際、Office 365のオプションとして存在するPower BIは、多くの企業がすぐに取り入れることができ、利用者にとって導入ハードルが低いこと、さらには、ビッグデータによる働き方・組織分析までMyAnalyticsで提供されるAIを使ってできるという理由から、導入に興味をもっていただいている企業様が現在急増中です。

今回は、働き方改革の中で、Power BIがどのような活躍をしているのか、駆け足ですが紹介しました。AIや可視化で、オフィスでの私達の働き方が変わっていきそう!そんな変化を実感いただければと思います。