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これでスピードアップ!仕事が早い“あの人”がしていること・3つ

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自分よりも忙しいはずなのに、いつも余裕があるように見える人。あなたの周りにもいませんか?そんな余裕のある人たちは、「仕事を早く終わらせる工夫」が上手なのかもしれません。そこで今回は、仕事を早めてくれる3つのコツをご紹介!いつも仕事に追われている…なんて皆さんは、仕事が早いあの人の真似をしてみませんか?

 

メールは見たらスグ返す!

受信したメールを見たあと、「あとで返せばいいか…」と、ついあと回しにしてしまう人は要注意!実は、そのあと回し癖は、仕事を倍にしてしまいます。一度読んであと回しにしてしまうと、返信するときにもう一度見直さなければなりません。つまり、メールを読む時間が倍になってしまうのです。仕事が早い人は、メールの返信も早いもの。メールの返信をあと回しにする癖がついている方は、まず、メールをすぐに返信する癖をつけていきましょう。返信する時間がない場合は、読むこと自体をあとにするほうが賢いかもしれません。

 

仕事中に優先順位を付ける

優先順位を考えながら仕事をしている人は多いですが、優先順位のつけ方は人それぞれ。仕事がなかなか終わらず、いつも忙しいという方は、この優先順位のつけ方が間違えているのかもしれません。たとえば、締め切りが近い仕事やクレーム対応などの緊急度の高い仕事ばかりしていると、忙しさから一向に抜け出せません。一方、仕事が早い人というのは、緊急の仕事のなかで「重要か重要でないか」を見極めながら、すべての仕事に優先順位をつけます。そして、それぞれの仕事をいつまでにやるかの予定を立ててから、仕事を進めます。どれも急ぎの仕事だからと全部をいっぺんにやろうとする前に、一番にやらなければならない仕事はなにか、そしてどういうスケジュールで進めるか、予定を立てるところからはじめてみませんか?

 

仕事効率ツールはフルに活用!

大量の資料や情報管理、資料作成など幅広い仕事を担当するデスクワーカー。様々な仕事が混在する仕事ですから、できるだけ効率よく仕事をすすめていきたいですよね。まずはエクセル・ワードの基本からチェックしていきましょう。Ctrl+A(全選択) 、Ctrl+ S(保存)、Ctrl+C(コピー)Ctrl+V(貼り付け)などは基本中の基本ですが、このほか、ShiftやAltを使った応用のショートカットキー知っておくと、作業時間を短縮できます。あまりショートカットキーを活用できていないという方は、上司や同僚に活用法を聞いてみたり、WEBで検索してみたりするといいかもしれません。また、外部情報を管理するという方には、頂いた名刺を写真に撮るだけでその内容をデータ化し、電話番号やメールアドレスを登録してくれるアプリがおすすめです。書類やホワイトボードを写真にとってスキャンするだけでデータ化できるアプリもあるので、データ管理に追われているなら、一度こういったものをチェックしてみてはいかがでしょう?

 

おわりに

毎日の膨大な量の仕事を抱えるデスクワーカーにとって、時間を短縮する努力は欠かせません。まずはできるところから、時短法を取り入れてみませんか?上手に時短できるようになれば、あなたが「仕事が早い人」と呼ばれる日もそう遠くないはずです!