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「お」→「お疲れさまです。」予測変換で仕事を効率化する方法!

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仕事でメールを打つ際、同じ言い回しをよく使うなぁ……と思ったことはありませんか? ビジネスにおける挨拶や、尊敬語・謙譲語の型、相手を気遣うフレーズなどは、同じ言い回しをすることが多いもの。そこで今回は、予測変換を使って仕事を効率化させる方法をご紹介していきたいと思います。

 

単語の登録機能とは?

よく使う言い回しや、世間一般で多く使われている単語などを、自動でスマホやパソコンが変換候補にあげてくれる予測変換機能。「ありがとうございました。」と打ちたいとき、「あ」と打つだけで変換できると、とても便利ですよね。

この予測変換機能は、単語登録機能を使うことでより実用的に活用できます。たとえば、「お」という一文字で「お疲れ様です。」が予測変換で出てくるよう、単語登録をします。そうすると「お」と打って、変換キーを押すと「お疲れ様です。」という変換候補が表示され、それを選んでEnterキーを押すだけで、「お疲れ様です。」と入力できるのです。

言語バーを右クリックすると「単語の登録」というメニューが出てきて、登録できるケースが多いのですが、パソコンやOSによってやり方が異なるため「使用しているOS + 単語登録 + 方法」などで検索してみましょう。

この方法を用いると、通常「otukaresamadesu.」「space」「Enter」と、18回もタイピングするのに対し、この方法なら「o」「space」「Enter」という最短4回キーをタイピングするだけで済みます。ビジネスメールをやりとりする場合、「お疲れ様です」「お疲れ様です」「おつかれ……」、と毎回打ち込む必要が無くなるため、効率的に文面を作ることができるのです。

 

必ず登録しておきたい単語2つ!

ビジネスメールをやりとりするうえで単語登録をしておきたいのが、「お世話になっております。」です。取引先、顧客といった社外の方に対してよく使うので、「お」の単語登録にぜひ登録しておきましょう。

もうひとつ、単語登録しておきたいのが、「今後ともよろしくお願いいたします。 」の締め文です。こちらも、メールを頻繁にやり取りする際には欠かせないので、「こ」の単語登録に登録してみてくださいね。

 

メール・電話などの登録も便利!

単語登録機能は、メールアドレスや電話番号にも応用することができます。たとえば、メールアドレスなら「メール」や「アドレス」という文字と、「yamadahanako@〇×△□.co.jp」を登録してみてください。一度登録しておけば、細かな小文字を入力する手間が省けますよ。

また、「電話」や「番号」という文字と、「090-0000-〇×△□」の電話番号を登録しておけば、数字をひとつずつ打つ必要もなくなり、とても便利。打ち間違いもなくなるので、電話番号やアドレスを伝えるときにも安心ですよ。

このほか、「会社」→「会社の電話番号」「会社名」を出るようにしておいたり、「twitter」→「@yamadahanako」などの広告・ビジネス用のツイッターIDを登録したりとさまざまな応用をすることが可能ですので、ご自身の業務でよく使うものを事前に登録しておきましょう。

 

おわりに

ビジネス定型文は、打ち間違いがあると相手に迷惑をかけてしまうこともありますし、メールアドレスなどを間違ってお伝えすることはトラブルにもなりかねません。単語登録機能を活用して効率的に正確なやりとりをしていきましょう。