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スケジュール管理が鍵!デスクワークを効率化するための方法3つ

20161202

1日何時間もデスクで仕事をしていると、集中力が切れてしまったり、やることが多すぎて頭が混乱したり・・・。心当たりがある方は、スケジュール管理を見直してみませんか?スケジュールをしっかり管理できれば、デスクワークを効率よく行えるはずですよ。 では早速、デスクワークを効率化するための方法を3つご紹介していきましょう!


朝の5分で、1日の予定を立てる!

スケジュール管理の代表といえば「ToDoリスト」。なにをやるべきか、PCや紙に書いて管理する方法で、みなさんも一度はチャレンジしたことがあるのではないでしょうか。まずは朝、1日のToDoリストを作ってみましょう。出勤前や就業前の朝5分間で、今日やることのリストを作成し、優先順位を立ててから仕事をはじめます。とくに大切な予定は、付箋などに書いて、PC画面に張り付けておくと便利! 朝のたった5分間の作業が、1日の予定をスムーズにしてくれます。ぜひ、毎日のルーティンに取り入れてみましょう。


ストップウォッチやタイマーを使う

人は意識を持って時間管理をしなければ、どんどん時間に流されてしまいます。夏休みの宿題などで、やることを先送りにして、苦しんだことはありませんか?このような事態から脱却するためには、自分で時間を徹底的に管理することが欠かせません。たとえば、ひとつの作業に対して、「何分で終わらせる」というふうに時間の区切りをつけてあげましょう。こうすることで、「時間内に終わらせよう」と意識が働き、いつもより集中力を上げることができます。またストップウォッチを使い、○○時間にいくつ仕事を終わらせられるか、ゲーム感覚で楽しむのも◎。いつもより早く、楽しく仕事をこなせるはずですよ。


やりたくない仕事から取り掛かる

終業時間前に、やりたくない仕事が残っていると気分が落ちてしまったり、集中力をもう一度上げようと思っても、なかなか難しかったりしませんか?そこでおすすめなのが、やりたくない仕事や、少し手のかかる仕事から、優先的に終わらせること。他作業をしていても、後回しにした仕事は、ずっと頭の隅に残るもの。ですので、最初に重い仕事をやってしまえば、「いつかやらなければ」の感情が消え、その後の仕事をスムーズに進めることができます。気分がどうしても乗らないというときは、○○時まではこれをやる! と時間を決めて取り掛かると、はじめやすいかもしれません。やりたくない仕事というのは、後回しにすればするほど効率が悪くなってしまうもの。やりたくない気持ちも分かりますが、その後回しが、余計に自分の首を絞めることになりかねません。みなさんも、仕事の後回しにご注意です。

次から次へとやってくる仕事に毎日追われて、それがこなせないとなると、精神的にも身体的にも、辛くなってしまいます。大切なのは抱えている仕事を、できるだけ早く効率よく終わらせること。仕事に余裕が持てれば、気持ちが楽になるうえ、急な仕事が入ってきても快く対応でき、一石二鳥です。今日からみなさんも、スケジュール管理を見直してみませんか?