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Power BIの公開ダッシュボードを更新できる人は?

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公開したPower BIダッシュボードの権限はどうなっている?

Power BIオンライン版は、オンラインやアプリで閲覧できるダッシュボードを誰でも簡単に作ることができるセルフBIです。ダッシュボードの作成者は、Power BI上からメールアドレスを使ったり、Officeグループを作成したりすることでダッシュボードを共有できます。

Power BIからダッシュボードを共有する、もっともシンプルな方法は、メールアドレスを使用して共有する方法です。

対象のダッシュボードを開き、画面右側の「共有」ボタンをクリックします。

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「共有」タブの「アクセス権を付与する相手」にメールアドレスを入力し、「共有」ボタンを押すだけで共有が行えます。メールアドレスには、フリーメールの入力は許可されていません。組織(所有者と同じドメイン)内のメールアドレスのほか、警告は出ますが、組織外のドメインのメールアドレスも指定できます。

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ダッシュボードを共有されたユーザーは、通知のメール、もしくはPower BIにログイン後の「通知」ボタンからダッシュボードへアクセスできます。

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「受信者に電子メールの通知を送信する」をオンにしている場合に届くメール。

所有者が「受信者がダッシュボードを共有できるようにする」という機能をオンにしている場合、ダッシュボードを共有されたユーザーが、さらに他のメンバーへメールでダッシュボードを共有することができます。

このようにメールで共有されたメンバーは、ダッシュボードを閲覧したり、レポートのフォーカスやドリルダウンして表示を変更したりできますが、編集や更新を行うことはできません。

 

編集可能なメンバーを設定するには

データの編集や更新が可能な共同編集者を設定するには、グループを設定します。Power BIのグループ設定は、Office365グループの機能を使用するため、Power BI Proの契約が必要です。また、設定を行うためには、Office365管理者権限も必要です。Office365グループを設定した場合は、画面操作にてダッシュボードの所有者以外にも編集権限を与えることができます。

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参考:ダッシュボードとレポートで共同作業と共有を行う方法

もう一つのやりかたとしては、「組織のコンテンツ パック」を作成する方法があります。この場合は、単なるダッシュボードの共有ではなく、ダッシュボード、レポート、データセットなどをセットで共有して、共同作業を可能にします。こちらもPower BI Proを使っていることが条件です。

 

Power BIダッシュボードのデータの更新

Power BIダッシュボードは、グループメンバーと最新の数値を共有し、確認することができるため、ビジネスの決断速度をアップします。ただし、Power BIのダッシュボードで定期的に自動更新が行われるデータと、自動更新されないデータがあるので、グループで利用する際は認識合わせが必要です。無料のPower BIでは、オンプレミスデータやAzure SQL Database、Power BI Gatewayのデータは自動更新されませんが、Power BI Proでは更新されます。また自動更新頻度が無料版とProで異なります。

参考:Power BI でのデータの更新

自動で更新されないデータを更新するには、ダッシュボードの作成者(もしくは編集権限があるユーザー)がPower BIにアクセスし、データを更新する必要があります。

Excelのワークシートを更新する場合は、OneDrive、SharePoint Online を使っていると1時間ごとに自動更新が可能です。ExcelファイルをPower BIにインポートしてレポート作成し、ダッシュボードで共有する場合には、Excelファイルの保存場所としてOneDrive、SharePoint Onlineの利用も検討してみましょう。

いかがでしたか。Power BIは無料でBIダッシュボードを作成・共有でき、さらにデータも自動更新されるので、いつでもどこでも共有メンバーが最新の情報を閲覧することが可能です。ただしアクセス権限や編集権限については、Power BIを使用する環境によって細かい点で違いがあるので、注意が必要です。